第21章 小改进

  厚厚一摞项目资料，密密麻麻。
  要找份三个月前某型号初样机的试验记录，硬是翻了快二十分钟。
  标签贴得倒是整齐，项目编号、日期，该有的都有。
  可项目阶段呢？方案论证、初样、试样、定型……混在一块儿，跟打地鼠似的，按下去这个，冒出那个。
  “啧。”我把找到的文件抽出来，又看了眼剩下那小山。
  效率太低了。要是赶着要，估计能折腾得整个中心鸡飞狗跳。
  颜色？脑子里突然冒出个念头。
  要是用不同颜色的标签区分项目阶段呢？
  红的代表方案论证，蓝的代表初样，绿的代表试样，黄的代表定型……一眼扫过去，啥阶段，一目了然。
  行不行？这算不算越界？技术上的事儿我不懂，可这归档流程，是支援中心的活儿啊。
  试试吧。大不了挨顿训。
  我拿起刚找到的那份文件和整理好的几份不同阶段的文件样本，走到主任办公室门口。
  “主任？”
  陈主任抬眼，“嗯？孙琳，有事？”
  “有点想法，想跟您汇报下。”我走进去，把文件摊开在他面前。
  “主任，是关于档案检索效率的事。”我把那几份文件并排摆开，指着标签。
  “您看，现在标签上的信息，项目编号、日期、文件类型，都很全。”
  “就是项目阶段这块，得凑近了看小字，或者翻里面的内容确认。资料一多，找起来就费时间。”
  陈主任没吭声，示意我继续讲我的想法。
  “我在想，”我拿起桌上的彩色便签纸。
  “要是用不同颜色的标签区分项目阶段呢？”
  “比如方案论证用红色标签，初样阶段用蓝色，试样阶段用绿色，定型阶段用黄色。”
  “这样不管资料堆多高，远远扫一眼颜色，就知道大致在哪个阶段区域，找起来会不会更快？”
  我把不同颜色的便签纸贴在那几份文件样本上，推到陈主任面前。“就像这样，一眼就能分出来。”
  陈主任没看文件样本，思索片刻，目光落在我脸上。
  他伸手拿起那几份贴了便签纸的文件，来回扫了几眼。然后，他点了点头。
  “嗯。”他拿起桌上那盒彩色便签纸，掂量了一下，又看向我：“试。”
  我愣了下：“啊？”
  “我说，试试。有用的点子，就该提！别怕说，效率就是战斗力。”
  “这点小改动，省下的时间，能干不少事。就按你说的颜色来，定个标准，跟档案室老王说一声，让他配合你。”
  “先试运行一周，看看效果。”
  “是！主任！”我应声道。
  陈主任拍了板，“去弄吧。弄份说明，简单点，发给涉及档案归档查阅的部门，特别是那几个项目组。别整复杂了。”
  “明白！”我准备出去。
  “对了，”陈主任又叫住我，指了指我手里的文件。
  “下周一部门流程优化小会，你把这个改进点，准备一下，上去讲讲。让大家也知道知道。”
  “……讲？”我脚步顿住。让我在部门会上讲？
  “怎么，提建议行，讲讲就不行了？自己提的点子，自己最清楚。”
  “哦…好。”我转身出门。刚走到走廊，遇到了赵工
  “哟，小孙，嘛呢这么风风火火的？”一看就是刚从图纸堆里钻出来。
  “赵工，没，刚跟主任汇报点事。”
  “啥事啊？”赵工好奇地看了眼我手里的彩色便签纸，“搞艺术创作？”
  “不是，”我简单说了下用颜色区分项目阶段标签的想法，“…主任说试试。”
  “颜色？”赵工他那脑子想的显然跟我不在一个频道。
  “嗯…视觉区分…倒是省了读取文字的认知时间。”
  “原理上…倒也算个小优化。不过，”他话锋一转。
  “你们支援中心就折腾这些？我那个仿真模型的权限申请流程，卡在你们那儿两天了！”
  “那才是真的火烧眉毛！仿真机等着跑呢！”
  赵工眼里只有项目和节点，对“流程优化”这种行政支撑类的事务，总觉得是“没用的花架子”。
  “赵工，您那个申请我知道，李姐昨天请假了，她权限那块归她管。她今天一早就来了，我这就回去帮您盯着催！”
  “真的？今天能批？”赵工眼睛一亮。
  “我盯着！保证尽快！”我拍胸脯保证。
  “行！小孙你靠谱！”赵工脸上立刻多云转晴。
  “那赶紧去！颜色…颜色就颜色吧，你们觉得有用就行。”他嘟囔着，又想起什么似的。
  “对了，下次系统升级，能不能把流程节点自动邮件提醒加上？”
  “省得我们老跑你们那儿催，你们也省心不是？”说完，头也不回的去忙了。
  看着赵工的背影，技术大牛的思维，永远是直接指向核心痛点。
  不过他说得对，邮件提醒…这好像也是个能提的点子？
  先记下，回头再琢磨。眼下，得先把颜色标签的事和赵工的申请搞定。
  回到工位，我把彩色标签盒放桌上，找到档案室老王的电话。
  “王师傅，我支援中心孙琳。跟您说个事儿，主任刚批准的，咱们归档标签，打算加个颜色区分项目阶段……”
  跟老王沟通完，又去跟李姐确认赵工的权限申请进度，催着她处理。
  一通忙活下来，看着李姐终于把流程点完提交，我才松了口气。赵工那边应该很快能收到通知了。
  拿起那盒彩色便签纸。红的、蓝的、绿的、黄的，鲜艳又分明。
  脑子里闪过陈主任点头说“试试”的样子，还有那句“有用的点子，就该提”。
  心里那点儿成就感又冒了出来。有用。这个词听着真舒服。
  不过，下周一要在部门会上讲五分钟…讲什么？怎么讲？
  当着一屋子人讲？主任这是给我个甜枣，又塞了个任务啊。
  颜色能让人一眼看清阶段，减少混乱。
  流程优化，是不是也能像这颜色标签一样，让事情更清晰、更安全？
  一点小小的改进，也许就能避免一次混乱导致的失误。
  我打开文档，开始敲《项目归档标签颜色区分标准（试行）说明》。
  要求很简单：分色规则、适用范围、执行日期。敲完，检查一遍，发给档案室老王，抄送了陈主任和部门其他相关同事。
  邮件发送成功的提示音响起。然后，新建了一个文档，标题打上：《关于流程节点自动邮件提醒功能的建议（草稿）》。
  下周一要讲，颜色标签是第一点，那邮件提醒…算不算第二点？脑子里有点乱，更多的是紧张。
  要在那么多人面前说话…光是想想，怯场感就油然而生。